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LA IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD

Por lo general, si un empresario MYPE quisiera conocer los resultados de su negocio, si está ganando o perdiendo y que cantidad, no podrá saberlo.

Todos los días se vende y obtienen ingresos y también se efectúan compras y sale el dinero de la empresa.
 Los emprendedores intuyen que están ganando o perdiendo, pero no saben a ciencia cierta cuál es la situación real del negocio. No se sabe si el negocio es rentable o no, y menos qué tan rentable es.

A esta situación se le agrega el hecho que a veces falta dinero y uno de los socios aporta o presta dinero a la empresa, también en ocasiones se hacen compras de emergencia ante la falta de alguna materia prima o insumo, o el emprendedor que tiene una necesidad familiar coge dinero de la empresa sin control alguno.

Al final se generan una serie de gastos sin control alguno, sin saber exactamente para qué fueron destinados.

Es así que el empresario dirige su negocio a “ciegas” y se tropieza y se cae con frecuencia. La consecuencia: serias dificultades financieras que finalmente pueden llevar a cerrar el negocio.

Esta situación puede controlarse con la contabilidad.

Qué es la contabilidad
La contabilidad implica el registro de las operaciones o hechos económicos de la empresa, a través de una serie de técnicas. En Perú, dependiendo del tipo de empresa y según el régimen tributario es obligatorio llevar determinados libros contables. Por lo general son los contadores los especialistas para llevar estos libros y mantener registros actualizados.

En esencia, la contabilidad es el registro de los activos, pasivos y patrimonio empresarial y también de los ingresos y de los gastos. Los activos son los bienes de la empresa y las deudas que tienen con ella, los pasivos son las deudas que la empresa tiene con terceros y el patrimonio es la deuda que tiene la empresa con los socios o propietarios de la empresa. Un ingreso es todo el dinero (efectivo, cheque, transferencia) que los clientes pagan a cambio del producto o servicio que la empresa les ofrezca. Un gasto es el desembolso que se realiza para seguir operando el negocio (compra de refacciones, materia prima, insumos, sueldos, etc).

Ventajas de la contabilidad
Llevar una contabilidad tiene grandes ventajas y beneficios para el empresario:

a) Permite mantener un orden y disciplina en el manejo financiero de la empresa
b) Facilitan el registro y miden el comportamiento financiero de una empres
c) Permite tener información para la toma de decisiones

Es imprescindible que los empresarios entiendan la gran importancia de la contabilidad y lleven los registros contables, y además que tengan conocimientos básicos de contabilidad, por las siguientes razones:

a) Permitirá llevar un manejo adecuado de las finanzas de la empresa
b) Entenderá la situación financiera en que se encuentra la empresa
c) Permitirá controlar el trabajo del contador

Los registros básicos que deben llevar las MYPEs son los de Ingresos y de Gastos, estos son relativamente fáciles de llevar y son imprescindibles para todo negocio.

Es recomendable utilizar la hoja de cálculo EXCEL o en caso contrario, aunque no es lo mas recomendable, llevar un cuaderno para su registro.

A continuación te presento un ejemplo de registro básico de Ingresos y gastos de una librería, que te puede servir de guía:

1. Registro de Ingresos

En el cual cada columna se refiere a lo siguiente:

Fecha: Se requiere para identificar el periodo contable en el que se realizó la operación.

Nombre del Cliente: Nos puede ayudar a conocer los volúmenes de venta por cliente y así conocer aquellos que mas compran. Así podemos incentivar y premiar a nuestros mejores clientes.
Concepto: Este registro nos permitirá conocer los artículos por volúmenes de ventas y después analizar y conocer los costos de los artículos y también la rentabilidad de los productos.

Monto: Es importante este registro para conocer los importes de venta y con ello comparar con los costos y así conocer si existen ganancias o pérdidas en el negocio.
Documento: Este registro es importante para cumplir los requisitos legales y también para ubicar una venta específica, cuando sea necesario.

Tipo de Pago: Es opcional, dependiendo del tipo de empresa y permite discriminar los volúmenes de venta según la modalidad de pago que acepta la empresa.

2. Registro de Gastos

En el cual cada columna se refiere a lo siguiente:

Fecha: Es imprescindible para identificar el periodo contable en el que se realizó ocurrió la operación.

Concepto: Se utiliza para conocer la “Naturaleza” del Gasto o Egreso. La naturaleza está en función del tipo de operación que realice la empresa, de tal forma que algunos gastos corresponden a la producción, otros a la administración y a las ventas o también son gastos financieros.

Monto: El registro de los montos de gasto serán de gran utilidad para conocer los costos que a su vez servirán para determinar los precios, y también para conocer los detalles de gastos realizados por la empresa, así como los niveles de gastos en que incurre la empresa.

Proveedor: Según el tipo de empresa o régimen tributario al que se acoge, en algún momento podría ser requerido por parte de la autoridad competente (En Perú es la SUNAT) un reporte de lo clientes y proveedores. Por otra parte, la empresa podría contar con información acerca de sus proveedores, en los aspectos de precios, cantidad de compras, etc.

Documento: Es un requisito legal conservar los documentos de compras o gastos y además permitirá ubicar el documento que acredita el gasto, cuando sea necesario.

Es muy importante señalar que se debe almacenar, resguardar y custodiar la documentación que acredite los ingresos y egresos, y debe estar disponible para quien realice la contabilidad y también para las autoridades competentes cuando lo soliciten.

La experiencia nos enseña que para todo negocio, especialmente para los más pequeños, es imprescindible llevar por lo menos el registro de ingresos y gastos. Con seguridad, si llevaran este registro y lo mantuvieran actualizado, contarán con una poderosa herramienta de control financiero en la empresa. Se los garantizo.

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